В большинстве случаев ресурс и учетная запись могут употребляться как синонимичные понятия. Однако в некоторых ситуациях бывает целесообразно понимать разницу между ними.

Ресурс — это макроэлемент системы, включающий в себя в качестве содержимого разнообразные микроэлементы системы, создаваемые пользователями для различных целей мониторинга: геозоны, задания, уведомления, водители, прицепы, пассажиры, шаблоны отчетов и заявки. Содержимое ресурса можно легко сохранить в файл или копировать данные из одного ресурса в другой (cм. Импорт и экспорт).

Основное отличие учетной записи от ресурса заключается в применении собственного тарифного плана. На одной учетной записи может «висеть» несколько ресурсов или даже других зависимых учетных записей. Смысл учетной записи в том, что она включает в себя не только содержимое ресурса (микроэлементы, упомянутые выше), но и хранит информацию о других относящихся к этой учетной записи макроэлементах системы, таких как объекты, пользователи, группы объектов, ретрансляторы, маршруты, другие ресурсы или учетные записи.

В учетной записи ведется счет как микро-, так и макроэлементов системы и списываются деньги за их использование. Именно на учетную запись (а не на пользователя) назначается тарифный план. Поэтому менеджер системы использует учетную запись для ограничения активности пользователя, определения количества и стоимости доступных услуг, регулировки оплаты и т. п.

Создатель является ключевой составляющей учетной записи. Если принадлежность микроэлементов системы к той или иной учетной записи определяется по ресурсу, в котором они созданы, то принадлежность макроэлементов системы к той или иной учетной записи определяется по их создателю. Все макроэлементы, созданные от имени создателя учетной записи, а также от имени других пользователей, чьим создателем он является, автоматически приписываются к этой учетной записи.

Учетная запись чаще всего создается отдельно под каждого клиента, заключившего договор на использование системы спутникового мониторинга. В рамках одной учетной записи может быть создано несколько пользователей с различными правами доступа, предназначенных для разных людей, которые будут использовать систему. Например, в рамках учетной записи Автопарк №6 можно создать пользователей Директор, Начальник, Бухгалтер, каждый из которых будет использовать систему спутникового мониторинга по-своему.

При удалении зависимые элементы удаляются вместе с учетной записью (ресурсом).